Pour un propriétaire, beaucoup de questions peuvent se poser au sujet de l’envoi et de la gestion des documents administratifs vis-à-vis de ses locataires. C’est notamment le cas de la quittance de loyer en colocation. Est-ce similaire à une location de logement classique ? Faut-il envoyer les documents à tous les habitants ? Quelles sont les informations qui doivent être renseignées sur les quittances ? Dans cet article, nous avons rassemblé pour vous les principaux éléments à connaître pour gérer au mieux les paiements de loyers au sein du logement. Vous verrez que cela dépend à la fois du mode de règlement, du type de contrat de colocation et du droit du locataire !
C’est quoi une quittance de loyer en colocation ?
La quittance de loyer est un document qui atteste qu’un ou plusieurs locataires ont réglé l’intégralité des sommes dues au propriétaire en termes de loyer. Il devra alors être envoyé par le bailleur chaque mois, une fois que le règlement a été reçu. Cela permet d’instaurer un climat de confiance et notamment lorsqu’il s’agit de paiement par prélèvement. Le locataire sera alors prévenu de la bonne réception de son paiement.
Au sein d’une colocation, la quittance de loyer est assez utile. Les risques locatifs comme les impayés sont plus fréquents lorsqu’il s’agit d’habiter à plusieurs. Grâce à ce document transmis par le propriétaire, le locataire pourra alors prouver sa bonne volonté et son respect de paiement du loyer en cas de souci d’impayés.
De plus, certains organismes comme la CAF versent directement les aides aux bailleurs. Le locataire pourra ainsi avoir un retour sur la gestion de ces dernières dans le paiement de ses mensualités locatives.
Ce qu’il faut savoir, c’est que le propriétaire n’est pas dans l’obligation de délivrer une quittance de loyer chaque mois. Cependant, l’habitant du logement est en droit de réclamer ses quittances.
Quelle différence y a-t-il avec un avis d’échéance ?
Très souvent, ces deux termes sont souvent confondus lorsqu’il s’agit d’une location. En réalité, l’avis d’échéance ne concerne pas le paiement final. Comme expliqué précédemment, la quittance de loyer est transmise une fois que le propriétaire a perçu la totalité du règlement par ses colocataires.
Que faire lors du départ d’un colocataire d’un bail solidaire ?
Comme le stipule l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, « si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu« . Le locataire ne recevra donc pas de quittance tant que le bailleur n’a pas reçu l’intégralité de la somme.
L’avis d’échéance est envoyé en amont. Il permet d’indiquer au locataire les sommes qu’il devra régler avant la date de la période d’échéance. En cas de changement de montant du loyer ou des charges, le locataire sera ainsi prévenu du règlement qu’il devra effectuer.
En réalité, il s’agit d’un document assez recommandé puisqu’il agit à la fois comme notice informative et comme rappel pour un locataire n’ayant pas choisi le prélèvement automatique pour régler son loyer.
Enfin, le bailleur ne peut pas non plus imposer de frais de gestion que ce soit pour la quittance de loyer ou pour l’avis d’échéance.
Que doit comporter une quittance de loyer ?
L’avantage de ce document, c’est que les informations qu’il doit contenir sont assez peu nombreuses.
En effet, le contenu doit notamment comporter les éléments suivants :
- L’identité du locataire concerné (nom, prénom, adresse)
- La date de création de la quittance de loyer
- Le montant du loyer à régler par le locataire
- Le prix des charges qui devront faire partie du règlement
- La période (généralement le 1er du mois au 31 du même mois) de loyer perçu
- La signature du propriétaire ou bailleur
Le site LegalPlace vous propose de profiter d’un modèle gratuit afin de faciliter la gestion de vos mensualités locatives.
Comment se passe la quittance de loyer ?
Une colocation est le fait de regrouper plusieurs baux de location dans un appartement ou une maison. Véritable vie commune, elle reste avantageuse à la fois pour le propriétaire (plus de loyers) que pour les colocataires (loyer moins coûteux, moins de charges).
Dans ce cadre, les conditions de quittance de loyer sont les mêmes. Le propriétaire n’est toujours pas obligé de fournir ce document. Cependant, il reste tout de même recommandé lorsqu’il s’agit d’une colocation où les impayés peuvent être plus fréquents.
Mais comment se passe la quittance de loyer en colocation ?
La quittance de loyer en cas de bail individuel
Il existe deux types de contrat dans le cadre d’une colocation : le bail unique et le bail individuel. Nous verrons les conditions imposées dans le cas d’un bail unique dans la prochaine partie.
Le bail individuel est assez similaire à une location classique. Il est question de fournir un contrat de location à chaque colocataire de façon individuelle. Aucun d’entre eux n’est lié et aucune clause de solidarité ne peut être demandée. Chacun est donc responsable du règlement de sa propre part de loyer.
Dans ce cas précis, le propriétaire ou bailleur devra délivrer des quittances de loyers pour chaque habitant.
La quittance de loyer en cas de bail unique
Le bail unique est une situation particulière dans le cas d’une colocation. Ici, il n’y a qu’un seul contrat où les noms de chaque colocataire figurent. Généralement, une clause de solidarité est ajoutée au bail d’habitation. Elle est une assurance pour le propriétaire en cas de loyers impayés.
Les colocataires peuvent s’organiser comme ils le souhaitent. Ils peuvent décider de payer chacun leur part en regroupant la somme dans un compte commun ou ils peuvent chacun à leur tour s’attribuer un mois à payer.
Dans le cas d’un impayé, le propriétaire pourra alors, grâce à la clause de solidarité, réclamer la somme manquante à un autre habitant ou à sa caution de garantie.
Étant donné que tous les locataires sont solidaires du règlement du loyer des autres, une fois le règlement effectué dans son intégralité, le bailleur pourra alors faire une quittance de loyer commune. Un seul document sera alors nécessaire pour l’ensemble de la colocation.
Comment faire une quittance de loyer pour colocataires ?
Dans le cas d’un bail individuel, un propriétaire devra créer une quittance de loyer en indiquant les mêmes informations que celles évoquées un peu plus haut. La seule différence de contenu, c’est que puisqu’il s’agit d’un bail divisé, le bailleur devra préciser ce que le colocataire paie (son espace privé au sein de l’habitation, l’espace commun, les éventuelles charges extérieures, etc).
S’il s’agit d’un bail unique, comme expliqué précédemment, une seule quittance de loyer est nécessaire pour la colocation. Cependant, le bailleur devra veiller à ce que tous les noms des payeurs figurent dans ce contenu.
S’il le souhaite, il peut également préciser le montant réglé pour chaque colocataire. Si vous avez besoin d’en savoir plus sur la façon de rédiger des quittances, vous trouverez un modèle sur internet.
Pour ce qui est de l’envoi des documents aux colocataires, il peut être dématérialisé (envoi par e-mail) ou par voie postale.
Désormais, vous connaissez tous les éléments pour créer une quittance de loyer !
Votre partenaire pour mieux vivre ensemble,
Coloc & Vie
